وحرصت إدارة النادي على توفير كل سبل الراحة للأعضاء لتسهيل مشاركتهم في هذا الحدث المهم، حيث خصصت أتوبيسات مجانية لنقل الأعضاء من فروع النادي بمدينة نصر والشيخ زايد والقاهرة الجديدة، بجانب توفير سيارات جولف للتنقل داخل المقر، وجراجات مجانية قريبة من النادي، فضلًا عن نقاط استعلام وتعليق كشوف العضوية لتيسير عملية التصويت.

وأولت الإدارة اهتمامًا خاصًا بكبار السن وذوي الاحتياجات الخاصة من خلال توفير مرافقين وكراسي متحركة لضمان مشاركتهم بسهولة ويسر.

وأوضحت إدارة النادي أن عملية التصويت لا تستغرق سوى دقائق معدودة، ويحق للعضو المغادرة فورًا بعد الإدلاء بصوته دون الانتظار حتى السابعة مساءً، وهو الموعد المحدد لانتهاء الجمعية العمومية